ein Service der IV/DDS-11 ()info
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Dieses Dokument beschreibt den Ablauf der Beantragung einer bPK-Ausstattung, sowie weitere Informationen für Forschungsorganisationen, welche eine bPK-Ausstattung im Sinne des Forschungsorganisationsgesetzes beabsichtigen.
Es werden die erlaubten bPK-Bereiche und die Zugänglichkeit des Self-Service Verfahrens, um Daten selbstständig mit bPK ausstatten zu können, beschrieben.
Dieses Dokument erweitert die allgemeine Dokumentation zum bPK Batchverfahren
Stammzahlenregisterbehörde
Zuständigkeiten:
Bundesministerium für Inneres
Sektion IV – IT und Service
Direktion für Digitale Services
Abteilung 11 – IKT Anwendungen
Referat b – Verwaltungsanwendungen
Zuständigkeiten:
Als Rechtsgrundlage dient das E-Government-Gesetz in Verbindung mit der Stammzahlenregisterbehördenverordnung sowie der Ergänzungsregisterverordnung in den jeweils gültigen Fassungen. Im konkreten Fall dienen ebenso das Forschungsorganisationsgesetz und das Bundesstatistikgesetzes als Rechtsgrundlagen für die bPK-Ausstattung von ex lege berechtigten und behördlich akkreditierten Forschungseinrichtungen. Darüber hinaus ist für die Freischaltung des Self-Service Verfahrens ein genehmigter Antrag auf Ausstattung einer Datenverarbeitung mit bPK erforderlich, welcher online erledigt werden kann.
Für den eigentlichen Zugriff auf das SZR, welches das Self-Service Verfahren via GUI anbietet, ist es erforderlich Zugang zu einem Portal im Portalverbund zu haben. Organisationen, die bereits im Portalverbund tätig sind und ein entsprechendes Stammportal für Ihre User haben, können das Verfahren im eigenen Portal zur Verfügung stellen. Für alle Organisationen, die über keinen Portalzugang verfügen, oder das Verfahren nicht über das eigene Portal zur Verfügung stellen können oder möchten, besteht die Möglichkeit sich beim Unternehmensserviceportal zu registrieren und das Verfahren in weiterer Folge mittels eID-Login am USP nutzen zu können.
Das Self-Service Verfahren ermöglicht es Forschungseinrichtungen selbstständig Forschungsdaten in einem definierten Dateiformat im SZR hoch-, und im Anschluss an die Verarbeitung, herunterzuladen.
Dabei können pro Datei maximal 100.000 Datensätze verarbeitet werden. Die Dateien werden im First-Come-First-Serve Prinzip abgearbeitet, daher sind Reihung und Fertigstellungszeitpunkt einer Anfrage nicht manipulierbar. Hierbei gilt es noch zu erwähnen, dass sich alle Forschungseinrichtungen sowie die restlichen Teilnehmer im eGovernment Umfeld, welche die Fileverarbeitung im SZR in Anspruch nehmen, die gleiche Warteschlange teilen.
In der Regel kann mit einem Ergebnis innerhalb 24 Stunden nach Upload und Freigabe zur Verarbeitung gerechnet werden. Bei sehr kleinen Files wahrscheinlich bereits nach wenigen Minuten. Die Ergebnisse bleiben dabei im SZR bis zur Abholung durch die Uploader verfügbar.
Grundsätzlich können gleichzeitig mehrere Files nacheinander hochgeladen und in der Warteschlange eingereiht werden. Prinzipbedingt wird daher darauf hingewiesen, Dateien nur in dem Ausmaß und in der Frequenz hochzuladen, die zur Erfüllung des Zweckes bei der hochladenden Stelle unbedingt erforderlich sind.
Die Rechtsgrundlage erlaubt im Sinne des FOG zwei bPK anzufordern.
Eine grundlegende Beschreibung des bPK Konzepts ist in der allgemeinen Dokumentation zum bPK Batchverfahren
Es handelt sich um ein unverschlüsseltes bPK, welches bei den Forschungseinrichtungen persistiert werden kann, um beispielsweise als Identifier für verschiedene Zwecke genutzt zu werden. Ein Use Case wäre etwa die Verknüpfung der Forschungsergebnisse zu einer bPK aus zwei separaten Forschungsvorhaben, bzw. bei wiederkehrenden gleichen Forschungsvorhaben gewisse bPK (bzw. die dahinterliegende Person) unterschiedlich zu verarbeiten, etwa Ausschluss von Umfragen etc.
Es handelt sich um ein verschlüsseltes bPK, welches in diesem Fall für die Statistik Austria verschlüsselt wurde. Es dient dem Zweck, der Statistik Austria Informationen über eine Person zu übermitteln. Der Schlüssel mit dem dieses bPK verschlüsselt wurde, wurde von der Statistik Austria bereitgestellt und der entsprechende Schlüssel, um diese vbPK wieder zu entschlüsseln liegt ebenso dort.
Das bedeutet mit diesem vbPK kann nur die Statistik Austria arbeiten, da es für niemand sonst einen echten Kontext bietet. Im Umkehrschluss muss die Statistik Austria mit dem unverschlüsselten bPK AS ausgestattet sein, um nach dem Entschlüsseln der vbPK in deren Datenbank eine Person mit der unverschlüsselten bPK AS zu finden und die eigentliche Information zu verarbeiten.
Im Zuge des FOG ist die vbPK AS für die Einbringung in das AMDC vorgesehen.
Der grundsätzliche Ablauf vom Antrag bis zur bPK Ausstattung ist in folgender Grafik dargestellt:
Die wesentlichen Elemente sind dabei:
Ein Antrag auf bPK-Ausstattung kann jederzeit online erfolgen. Dazu muss man sich mittels eID unter folgendem Link einloggen: BürgerPortal (bmi.gv.at)
Bitte im Dropdownmenü die Vorlage "Forschungsorganisation" auswählen, sodass das Antragsformular teilweise vorbefüllt ist. Es sieht die Beantragung vom unverschlüsselten bPK BF-FO und vom verschlüsselten bPK AS (verschlüsselt für die Statistik Austria) vor.
Nach Befüllen aller Pflichtfelder wir der Antrag elektronisch gefertigt und automatisiert an das BMI übermittelt. Im BMI erfolgt nun eine inhaltliche Prüfung des Antrages und es wird im Auftrag der SZRB überprüft ob die rechtlichen Vorbedingungen wie zuvor beschrieben vorliegen.
Nachdem der Antrag übermittelt wurde, wird dieser im BMI bearbeitet und Sie werden bezüglich der technischen Umsetzung kontaktiert. Diesbezüglich ist es erforderlich valide Kontaktdaten im Formular anzugeben.
So sieht die grundlegende Maske aus:
Hier sieht man die ausgeklappte Maske um die Daten zu Ihrer Organisation auszufüllen. Wichtige ist die Angabe einer validen Kontaktperson/Kontaktmöglichkeit.
Weitere Informationen zu diversen Abschnitten:
Folgende Abbildung zeigt das generierte PDF, welches das BMI und die Antragsteller übermittelt bekommen.
Sollte kein eID bzw. kein Äquivalent zur Verfügung stehen, kann ein Antrag ebenso per Mail an die Stammzahlregisterbehörde übermittelt werden.
Dazu sind entsprechende Formulare für bPK und vbPK unter folgendem Link vorhanden: Formulare Stammzahlenregisterbehoerde
Fragen zur Antragstellung sind in diesem Fall an die Stammzahlregisterbehörde zu richten.
Am Ende des Antragsprozesses wird das BMI per Mail über den genehmigten Antrag informiert und es folgt die technische Umsetzung des Antrages.
Die technische Umsetzung erfolgt in Abstimmung zwischen der Forschungseinrichtung (in der Regel die Person die auch als technische Ansprechperson geführt wird) und dem BMI.
Es werden die technischen Voraussetzungen gemeinsam erörtert und so vereinbart, auf welchem Wege der Zugriff auf das SZR erfolgen soll. Die Möglichkeiten wären etwa die Bereitstellung bei der Forschungsorganisation in deren eigenem Stammportal oder die Bereitstellung via USP, wenn die Forschungsorganisation sonst keinen Portalzugang hat.
Abseits der Self-Service Schnittstelle, welche durch die vorhandene GUI jeglichen Programmieraufwand eliminiert, besteht außerdem die Möglichkeit das SZR mittels SOAP-Schnittstelle online abzufragen. Weiters setzt die GUI der Self-Service Schnittstelle auf einer http REST JSON Schnittstelle auf, welche auch programmatisch aufgerufen werden kann– dies sei der Vollständigkeit halber erwähnt und kann von interessierten Forschungseinrichtungen im Anlassfall bei der technischen Umsetzung als Variante besprochen werden.
Sowohl die Self-Service Schnittstelle (GUI und Service), als auch die Online SZR-Abfrage mittels SOAP-Operation können theoretisch auch von der Forschungsorganisation durch einen beliebigen technischen Dienstleister, der von der Forschungsorganisation dazu beauftragt wurde, angebunden werden. In diesem Fall müssen die Daten des Dienstleisters bereits bei der Antragstellung bekannt gegeben werden. Im Falle des online Formulars kann im letzten Punkt entsprechend angegeben werden, ob und welchen Dienstleister sich die Forschungsorganisation bedienen wird.
Das Self-Service GUI ist in der allgemeinen Dokumentation zum bPK Batchverfahren beschrieben.
Um das Self-Service Verfahren leicht zugänglich zu machen, wurde das Verfahren im Unternehmensserviceportal integriert.
Eine Organisation kann sich im USP registrieren und erhält so Zugriff auf diverse eGovernment Ressourcen und Verfahren ganz einfach im normalen Webbrowser. Eine Organisation nennt hierzu einen Administrator, welcher in weiterer Folge in der eigenen Organisation für die Rechtevergabe verantwortlich ist.
Wenn sich eine Organisation im Zuge der technischen Umsetzung für das USP als Einstiegspunkt entscheidet, wird seitens BMI die Organisation in einer Whitelist des USP geführt. Ab diesem Zeitpunkt erhält der USP-Admin der Organisation das Self-Service Verfahren zur Berechtigung im eigenen Bereich.
Ein User loggt sich in weiterer Folge mittels eID im USP an und kann dann auf die vorgesehenen Verfahren zugreifen.
Die genauen Abläufe der Registrierung, Verwaltung und Verwendung des USP im eigenen Bereich können unter Unternehmensserviceportal nachgelesen werden. Sofern Fragen oder Probleme beim Zugriff oder der Verwendung des USP auftreten, stellt das USP entsprechende Support Kontakte zur Verfügung.
Mit dem Ausliefern der Ergebnisfiles ist der Ausstattungsvorgang aus Sicht des SZR abgeschlossen. Die ausgelieferten bPK können nun bei den Forschungsorganisationen den im FOG vorgesehenen Zwecken zugeführt werden.
Generell gilt, dass 100% Ausstattungsquote nicht selbstverständlich sind, da es immer wieder Unterschiede zwischen den Daten bei den diversen Organisationen und denen des ZMR und ERnP kommt. Daher können Datensätze für die keine bPK berechnet werden konnte und für die bei den Forschungseinrichtungen keine weiteren Daten für einen erneuten Suchlauf zur Verfügung stehen keine bPK geliefert werden. Gegebenenfalls kann ein erneuter Ausstattungsvorgang mit weiteren oder anderen Suchdaten gestartet werden um die Ausstattungsrate zu erhöhen.
Sollte es zu Problemen bei den CSV-Verarbeitungen kommen, können Support Anfragen jederzeit an den technischen Ansprechpartner für das SZR gerichtet werden.